Ogni Autore, per poter depositare mediante auto-archiviazione, deve accedere al portale People ed effettuare il login alla pagina personale, con le proprie credenziali SIPER.
La gestione istituzionale dei prodotti della ricerca all’interno di PEOPLE rimane in carico al personale del Servizio Biblioteca (personale incaricato).
Fermo restando che le istruzioni complete per l’inserimento dei prodotti in PEOPLE sono disponibili nel Manuale Gestione Prodotti dell’Ente, si forniscono di seguito alcune precisazioni.
Inserimento dei dati
Una volta all’interno del Portale è necessario selezionare la voce del menu – Prodotti della ricerca – per accedere alle funzioni di ricerca, visualizzazione e inserimento di un nuovo lavoro.
Si ricorda che i prodotti della ricerca DEVONO essere depositati nell’archivio istituzionale PEOPLE al più presto possibile. Nel caso in cui il prodotto sia in corso di pubblicazione, questo DEVE essere depositato al termine del processo di revisione o, al più tardi, al momento della pubblicazione ufficiale.
Il deposito in PEOPLE prevede l’inserimento di:
- metadati (autore, titolo, abstract, keywords…), utili al reperimento e alla citazione del contributo stesso;
- versione digitale del contributo.
Le schede proposte dal sistema per l’inserimento dei dati presentano una serie di campi comuni mentre altri possono variare, a seconda della tipologia di prodotto prescelta.
I campi obbligatori sono contrassegnati da * e devono essere compilati, altrimenti il sistema non provvede al salvataggio delle informazioni. E’ consigliabile, tuttavia, compilare tutti i campi ritenuti utili alla descrizione e alla valorizzazione del contributo, anche se non obbligatori.
A seguire sono fornite spiegazioni specifiche su alcuni dei campi.
Dopo aver selezionato la voce Inserimento:
- digitare il titolo del contributo così come risulta nella versione digitale allegata al lavoro;
- digitare l’anno di pubblicazione della versione digitale allegata al lavoro;
- selezionare la categoria documentaria a cui assegnare il prodotto, tra quelle proposte dal sistema.
Il sistema verifica se il titolo è già presente nel database o se è indicizzato nelle banche dati Web of Science (WoS) e Scopus:
- nel caso in cui il titolo risulti già inserito in People è possibile prenderne visione nell’Anteprima della scheda e decidere se procedere comunque con un nuovo inserimento (è questo il caso di due manifestazioni diverse dello stesso lavoro che l’autore desideri mantenere in due categorie documentarie diverse – e.g. il lavoro viene inserito come TR e, successivamente, come lavoro pubblicato);
- se il titolo risulta indicizzato in WoS o in Scopus è facoltà dell’autore utilizzare l’opzione di import dei dati e compilazione automatica della scheda, dopo aver visualizzato in Anteprima i contenuti proposti, o di procedere con l’opzione di Inserimento manuale.
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Inserire i riferimenti degli autori nell’ordine in cui si presentano nel prodotto
Il formato da utilizzare è Cognome [spazio] Iniziale del nome. I nomi degli autori devono essere separati da punto e virgola.
ad. es.:Giannini S.; Molino A.; Trentanni G.
Affiliazione autori
Inserire le affiliazioni in modo corrispondente alla sequenza degli Autori, separate da punto e virgola.
ad. es.:CNR-ISTI, Pisa, Italy; Dipartimento di Informatica, Università di Pisa, Pisa, Italy; CNR-ISTI, Pisa, Italy
Qualora gli autori abbiano tutti la stessa affiliazione è necessario ripeterla.
ad. es.:Giannini S.; Molino A.; Trentanni G. CNR-ISTI, Pisa, Italy; CNR-ISTI, Pisa, Italy; CNR-ISTI, Pisa, ItalyAutori CNR e affiliazioni
Selezionare il nome dell’Autore CNR dalla casella di riepilogo in base all’affiliazione e alla qualifica riferita alla data di realizzazione del prodotto o, in assenza del dato specifico, in base all’ultima affiliazione/qualifica
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Spuntare la casella corrispondente alla versione depositata
Se il lavoro è pubblicato soltanto in versione elettronica, oppure è pubblicato prima online, spuntare solo la casella Elettronico.
Se il lavoro viene successivamente pubblicato anche in versione cartacea è necessario comunicarlo al personale incaricato che provvederà sia all’aggiornamento dei riferimenti bibliografici sia del formato.
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Selezionare la banca dati in cui il lavoro risulta indicizzato dalla casella di riepilogo e inserire il codice del prodotto recuperabile all’interno della banca dati stessa.
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Web of Science (WoS)
il codice si trova all’interno della scheda descrittiva del prodotto, nel campo Accession Number (WOS:000406746000001). Inserire in PEOPLE solo il codice numerico.
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SCOPUS
Il codice è contenuto nella URL del prodotto (eid=2-s2.0-85019154872). Inserire in PEOPLE solo il codice numerico.
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Inserire tutte le parole chiave rilevanti per la descrizione del contenuto del contributo, separate tra loro da virgola.
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Selezionare il titolo del progetto europeo che finanzia il contributo. Il campo è ricercabile per titolo o acronimo del progetto.
Nel caso in cui il contributo sia svolto nell’ambito di progetti non europei è possibile inserire l’informazione nel campo Note.
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Sebbene il campo non sia contrassegnato come obbligatorio, è indispensabile indicare l'istituto di afferenza degli autori CNR coinvolti nel lavoro in modo da poter associare correttamente il prodotto alle strutture di riferimento.
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Se presente, inserire in questo campo il titolo proprio del contributo in un’altra lingua e/o alfabeto.
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Sebbene il campo non sia contrassegnato come obbligatorio, è necessario compilare il campo al fine di avere la corretta informazione sul tipo di peer-review sostenuto dal contributo.
Nelle schede di PEOPLE sono presenti alcuni campi ad inserimento guidato quali Rivista, Collana, Editore, Progetto europeo...
Per il caricamento di queste informazioni è necessario effettuare una ricerca e procedere con la selezione del dato in base alla risposta del sistema.
Nel caso l’informazione voluta non sia contenuta nel database è necessario rivolgersi al personale incaricato per l’invio della richiesta di caricamento all’HelpDesk di People.
Il caricamento della versione digitale del documento è obbligatorio e deve essere effettuato contestualmente all'inserimento dei metadati. Per la scelta della versione da allegare seguire le istruzioni contenute nelle Linee guida per il deposito Open Access in PEOPLE - Come depositare in Open Access.
PEOPLE consente di allegare più file alla descrizione del contributo. Ad ogni file deve essere associato il diritto di accesso:
- Accesso privato – il file allegato è accessibile agli autori, alle strutture CNR associate al prodotto e ai gestori del sistema.
- Accesso riservato – il file è accessibile solo sui sistemi CNR e previa autenticazione.
- Accesso pubblico – il file è accessibile liberamente da chiunque.
Ogni file allegato può avere il proprio diritto di accesso.
Il formato del file raccomandato ai fini della conservazione a lungo termine è il PDF.
Nella sezione della scheda denominata File allegati è obbligatorio:
- indicare il nome del file nel campo Titolo (si suggerisce di nominare il file in modo da permetterne un facile riconoscimento)
- allegare la versione digitale e, dopo il salvataggio, indicare i diritti di accesso al file depositato
Nel caso di Letteratura pubblicata è obbligatorio inoltre:
- indicare la natura della versione depositata del lavoro nel campo Descrizione (preprint, post-print o versione pubblicata)
- inserire la data di pubblicazione
- indicare i tempi di embargo della versione depositata in base al contratto stipulato con l’editore e/o agli obblighi contrattuali nei confronti di eventuali finanziatori.
Nel caso di contributi finanziati in H2020 inserire nel campo Descrizione anche:
- i termini["European Union (EU)" and "Horizon 2020"][EU-H2020];
- il nome dell’azione, l’acronimo e il numero del grant;
- la prima data di pubblicazione (online).
Al termine della procedura di inserimento il personale incaricato riceve la notifica automatica dell’avvenuta immissione del contributo in PEOPLE e provvede alla verifica dei dati inseriti e della versione depositata.
Il personale incaricato è autorizzato ad intervenire sulle pubblicazioni depositate al fine di garantire la qualità bibliografica dei prodotti ed assicurare l’omogeneità e la conformità dei metadati agli standard internazionali.
Il personale incaricato verifica inoltre la congruenza dei documenti depositati con quanto previsto dalle politiche editoriali, da eventuali finanziatori e dalla Policy Open Access dell’ISTI.
All’inserimento del contributo in PEOPLE deve seguire il riconoscimento del contributo stesso da parte dell’Autore e di eventuali co-autori. Una volta effettuato il riconoscimento, il contributo sarà visibile dalle pagine personali di ogni Autore. Il riconoscimento a livello istituzionale è a cura del personale incaricato che assicura la pubblicazione del contributo nella sezione Prodotti della ricerca del mini-sito dell’Istituto, presente sul sito del CNR.
La rimozione di un documento dall’Archivio istituzionale è vivamente sconsigliata perché va contro le finalità di conservazione e disseminazione dei prodotti della ricerca scientifica proprie dell’Archivio stesso. In ogni caso, la rimozione di un contributo da PEOPLE non può essere effettuata direttamente dall’Autore, ma dovrà essere richiesta al personale incaricato.
Il sistema mantiene traccia delle registrazioni rimosse.